03.12.2019

Assistent/in der Programmbereichsleitung (m/w/d)

Leibniz-Gemeinschaft, Brüssel-Büro

Die Mission des Leibniz-Zentrums für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. als national und international agierendes Forschungszentrum ist es, an der ökologisch, ökonomisch und sozial nachhaltigen Landwirtschaft der Zukunft zu forschen – gemeinsam mit Akteuren aus der Wissenschaft, Politik und Praxis. Das ZALF ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und unterhält neben dem Hauptstandort in Müncheberg (ca. 35 Minuten mit der Regionalbahn von Berlin-Lichtenberg) eine Forschungsstation mit weiteren Standorten in Dedelow sowie Paulinenaue.

Wir suchen für das Sekretariat der Programmbereichsleitung des Programmbereiches 2 “Landnutzung und Governance” (PB2) am Standort in Müncheberg zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Stellenumfang von 100%, zunächst befristet auf zwei Jahre, eine/n

Assistent/in der Programmbereichsleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

  • eigenverantwortliche Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben für die Programmbereichsleitung (Doppelspitze), darunter v.a.
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen und Verwaltung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Erledigung des Postein- und Postausgangs
  • Verantwortung für die Terminkoordinierung und Reiseplanung der PB-Leitung
  • erstellen von formellen Schreiben, Tabellen und Texten
  • Unterstützung der PB-Leitung und Programmbereichsadministration in allen technisch-administrativen und organisatorischen Fragen, u.a.
  • selbständige Erarbeitung und Bereitstellung von PB 2-internen Controlling-Informationen
  • Einweisung neuer MitarbeiterInnen in organisatorische Abläufe im PB/ZALF
  • Kontrolle und Abrechnung von Arbeitszeitnachweisen der PB 2-MitarbeiterInnen
  • selbständige Vorbereitung von zentralen Beschaffungsaufträgen als auch Unterstützung der Arbeitsgruppen bei dieser Vorbereitung
  • Erstellung von Übersichten und Präsentationen für PB-/AG-Leitungen
  • selbständiges Führen und Aktualisieren von Publikations- und Vortragslisten
  • Vor- und Nachbereitung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Veranstaltungen
  • kompetente telefonische Betreuung von Anfragen
  • kompetente Beratung und Bearbeitung von  Anfragen aus den AGs

Ihre Qualifikation:

  • eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder in einem Beruf der Bürokommunikation oder gleichartige Qualifikation und einschlägige Berufserfahrung
  • gute schreibtechnische Fähigkeiten sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • gute Kenntnisse der üblichen Bürosoftware, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
  • sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit und ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme als auch ein serviceorientierter Arbeitsstil.
  • sehr gutes Zeitmanagement, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und starke Motivation
  • herausragende Organisationsgeschick und exzellente Eigeninitiative
  • wünschenswert sind gute Englischkenntnisse und von Vorteil Erfahrungen im Wissenschaftsbereich

Wir bieten:

  • ein interdisziplinäres Arbeitsumfeld, das eigenverantwortliches Handeln und selbständiges Arbeiten fördert
  • Eingruppierung gemäß Tarifvertrag der Länder (TV-L) EG 6 (inklusive Jahressonderzahlung)
  • ein kollegiales und aufgeschlossenes Arbeitsklima in einer dynamischen Forschungseinrichtung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten

Frauen sind ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Ihre Bewerbungen richten Sie bitte mit den üblichen Unterlagen, insbesondere Lebenslauf, Qualifikationsnachweisen und Zeugnissen, bevorzugt per E-Mail (ein PDF-Dokument, max. 5 MB) unter Angabe der Kennziffer 108-2019 bis zum 17.1.2020 an Bewerbungen(at)zalf.de.

Bei Rückfragen steht Ihnen: Herr Prof. Dr. Klaus Müller, Tel. 033432/82-207 zur Verfügung.

www.zalf.de